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順義專業舞台搭建教你變身論壇活動高手

來源:www.ps485.com 發布時間:2019年05月29日

       順義專業舞台搭建教你變身論壇活動高手,“爲什麽要請客吃飯?請誰吃飯?去哪吃?吃什麽?吃到什麽程度?”請客之前要回答的問題,做論壇發布會也少不了。在活動從0到1的起步階段,要根據公司的目的,回答幾個活動的“哲學問題”,對活動概貌初步勾勒。活動是什麽?由誰主辦?嘉賓是誰?什麽時候舉辦?想在什麽類型的場地舉辦?要花多少錢?

順義專業舞台搭建
從哪來?舉辦公關活動的目的是什麽?提升知名度還是傳播觀點?
到哪去?爲這次項目設定主要KPI。比如要有多少客戶來參與?達到多少傳播量?多少媒體發稿?帶來多少銷售?
確定方向後,就要開始落實計劃,並把工作一一展開。活動選址、活動日程、嘉賓、成本核算要在此刻初步確定。以活動日程爲綱領,規劃活動籌備推進進度,形成你的時間管理表(如圖)。
想獲得完整版表格,請關注下期幹貨欄目推送。
無論對于什麽活動來說,“選好場地就是成功了一半”,這裏我們重點講講論壇/發布會選址:場地選擇
一、公司附近。公司附近聚集著大量同行、上下遊企業以及相關媒體,受衆准,到場率也有保證。(舉個栗子,IT發布會青睐中關村附近,而金融投行則是CBD附近,不想出三環。)另外,離公司近,能省不少時間。
二、地鐵沿線。交通方便,保證嘉賓和媒體出席率。
三、停車場車位充足。方便與會者和VIP停車。
四、會場硬件達標。首先,裝修風格盡可能商務簡約,才能襯托論壇的主題;其次,主會場層高盡可能5米以上,大廳裏最好沒有立柱;最後,敲黑板部分來了,場地一定要比你按人頭估算出面積大20%,因爲論壇一定會設置舞台區域。
五、特色體驗。有些場地的茶歇可以制作成精巧造型,讓嘉賓們體驗良好,會讓與會嘉賓樂于傳播。此可謂細節取勝。
二、流程設計環節
       请客吃饭,上菜自然要讲究顺序。前菜、开胃菜、主菜要分清先后主次,才能逐渐引导嘉宾的情绪,营造体验、传递信息。一場論壇,通常由以下環節構成。而“主演講”則是整場宴席的主菜。如果你的老板請你彙報“流程是怎麽設計的”,記住下面這幾句話,會讓你的彙報加分:“我們的開場很震撼”,開場環節通常會有以下幾個設置:1開場視頻、2、開場音樂下主持人隆重登場、3、開場表演(舞蹈、情景劇)4、開場視頻+互動表演(人屏互動等高科技)。一個很震撼的開場,能夠快速吸引大家的注意,並聚焦于有關論壇的討論。“我們請來了業內最知名的大咖”震撼的開場和主持人致辭後,一般先請行業內的大咖(最好有些政府或協會背景)作開場演講,分析經濟大勢、解讀行業政策、指明行業趨勢,高屋建瓴,幫助提升正常論壇視野高度。“我們的主演講幹貨滿滿”,主演讲是指主办方发表的主旨演讲,是整场论坛需要传递的key massage核心信息。因此,其内容最好充满翔实的数据和鲜明的观点,让受众充分感受到主办方的实力和诚意。“我們的圓桌咖位很大”
       论坛都流行安排一个Panel环节(圆桌讨论),请3-5名大咖在舞台上的沙发就坐,在主持人的引导下,就此行业趋势或新的解决方案从各自的领域和维度抛出论点和看法。Panel可以避免一言堂,使得大会的含金量提高。另外,媒体非常热衷于报道Panel中不同观点的强烈碰撞场面。注意會前和做Panel的大咖們取得充分的溝通,討論和理解他們的觀點,提前制作PPT:事先就要把大咖們有趣、重量級的KEYWORDS做成PPT。“我們的互動環節很有趣”論壇最後,建議設計一個Q&A環節,給與會觀衆一個參與提問的機會。大會氛圍會顯得輕松和民主。問題最好事先設定,這樣能確保問題涉及的範圍的廣度,以及問題的有趣程度。同時還要考慮大咖們是否願意回答。
三、內容板塊
      请客吃什么?要回答这个问题,就要知道你请的人喜欢吃什么、需要吃什么。组织者要非常了解参会人心中的疑惑,再邀请行业内各领域人士,探讨观点,提出解决方案。例如:“xx行业的未来十年” 、“在xx背景下,应该如何面对xx”、“xx问题的逻辑和解决之道”。關于會議主題,需要一句高度提煉的Slogan體現。好的slogan,需要具備對行業的洞悉和趨勢的判斷,更要順口好記。這要求你在對行業、公司了解的基礎上,也有一定的文字基礎。當然,研究公司此前的slogan會對你很有幫助和啓發
Slogan常見範式
一、中式對仗:
萬物智聯,賦能無限;大道至简  创新致远 好車險,中華情 唯创变  砺新声 撼视界 揽未来
二、谐音或藏头诗(将公司的key words 用谐音形式附会到Slogan里):
藝呼百應;(愛奇藝)
一路U你(UC的)
芯心相通 赢享未来 (芯片公司的)
新時貸(網上貸款公司)
三、郎朗上口便于传播(互联网公司的风潮) :
這世界很酷(優酷的)
四、英文MIX 中文的
途be better (途家)
五:簡約直接(年輕化)
勢在必燃
新基因 新零售
預見未來
安全連接未來
時代之道
開場視頻範式
開場視頻全千萬化,以下套路常見且容易操作的。
套路一:總分總,行業總體趨勢+本企業取得的成績+此成績對整體趨勢引導和升華+主視覺定幀。
套路二:倒敘,舉栗子:10年前如何,5年前如何,3年前又什麽狀況,1年前是什麽狀況。現在是因爲什麽條件成熟,所以推出什麽解決方案,接著出主視覺定幀。
套路三: 社会责任,某个需求在社会中的至关重要性及解决的紧迫感,从头到尾不带出什么的企业信息。出定帧主视觉才知道是哪个公司主办的论坛。
套路四:數字化,引用行業中一系列的關鍵數字來聚焦出緊迫感和重要感,最後同樣出主視覺定幀。
四、設計環節
      順義專業舞台搭建公司爲了讓你的“飯局”看起來更有面子,那麽就一定要在設計上下好功夫。活動逼格高,全靠設計撐。好設計不僅能讓活動體驗更好,更能增強傳播力。接下裏我們就以簽到合影區和一些物料爲例,告訴你一個美好的設計如何激發你分享的欲望。立体大字:将论坛的主题和主办方的LOGO MIX在一起做一组立体大字,有政治任务的嘉宾必然会拍照留念。網絡熱詞:立體大字如果還不夠吸引人,再加幾組用“網絡熱詞”來包裝把熱詞做成KT板拿在手裏當道具,吸引受衆拍照。互動區域:設置論壇大咖的經典語錄或者是論壇上大咖即將會談到的主要話題在互動區域的板子上,使得傳播更爲聚焦有趣。除此之外,在物料上的巧思,也可以大幅度提升逼格+傳播力。
五、推廣環節
 飯局已有基本設計框架,接下來如何把“客戶”吸引來?客人分爲兩種,一種是“嘉賓”,一種是“贊助商”。嘉賓一般可以從以下幾點來吸引:直面行業大咖、社交需求、知識學習。有了一批“種子嘉賓”後,同類嘉賓之間就可以産生“相互撬動”的作用,一兩位重量級嘉賓更可以獲得一批嘉賓的參與。對于贊助商來說,活動能給予他們好處,對自身的品宣或者銷售能帶來極大的幫助,所以要把本次活動能給的權益明明白的列舉出來,讓人一目了然,促進銷售成單。
爲此,你可以把你的賣點制作成精良的前期傳播文案。除了邀請函外,還可以通過具有創意的倒計時海報、H5邀請函(如測試、小遊戲)等方式來傳播活動,都能在朋友圈中招攬一波關注。
後期傳播也是最重要的落腳點。活動現場,要爲你邀請的媒體和KOL准備好需要的新聞稿,活動流程及指南,公司或新産品介紹,有趣的小紀念品,車馬費等,這些是需要在簽到時給到媒體,以保證傳播口徑統一。
六、現場籌備環節
賓客來之前,把自家打扮收拾漂亮,酒肉飯菜備齊做好,端上桌。
根據論壇需要,要檢測最基本的電源,無線網,投影,麥克風及音響設備,桌椅、舞台、背景板是否全部准備就位。如果需要現場搭建,這就一定要跟場地提供方協商好進程事宜(通常需要多支付不少場租費用)。
配套的餐飲,住宿也很重要,最好能和會場安排在一起,這也是論壇喜歡選擇酒店的重要原因。如果餐飲離會場較遠,則需要安排餐飲外賣。
在搭建及彩排工作結束後,建議再召集各個版塊的工作人員一起開一個現場碰頭會。同步信息,查漏補缺,非常關鍵。
1、搭建:急需要添加的贊助方的LOGO貼字?某個背景板前亮度不夠需要調整等等
2、彩排流程:
沒有提交到控台視頻和PPT還有幾個?由誰負責到位?幾點到位?
同步更新的流程
同步參會大咖名單
主持人詞最後的修改確定
負責人:論壇正式的各個口的負責人員的最後確認。
3、鼓勵士氣。
七、現場執行環節
賓客到場,把酒菜統統端上來。最重要的是自己的陣腳不能亂。
現場執行時最重要的組織原則是負責人制。核心人員要形成工作組,活動前就要經常開碰頭會,保證無縫對接。工作人員最重要的原則就是“一人盯一事,事事有唯一負責人”。
現場負責人安排
一般要在幾個大環節設置負責人:
現場負責人:整體把控現場整體情況
主會場負責人:監督主會場內部的大事小情嚴格執行,保證嘉賓體驗
控台負責人:對于舞台所有流程、視頻、燈光、音頻進行掌控。
前台負責人:負責嘉賓簽到體驗、安保有序。
VIP負責人:負責VIP客戶、演講嘉賓的迎來送往。
搭建負責人:除主會場外,最重要的板塊負責人。搭建質量決定了設計是否能夠落地,繼而決定了活動的逼格。搭建也要嚴格控制進度,確保在活動開始前,把場地交付。
物料負責人:物料運輸、管理、發放、回收。
攝影攝像同傳速記負責人:對接好活動記錄人員,安排記錄重點moment。
媒體負責人:接待媒體,並對傳播稿量負責。
不管在公司裏是什麽職位,在活動中可能你就負責嘉賓引導,從頭跟到尾;負責盯椅子,什麽時候需要給台上嘉賓分秒不差的遞上去,一場完美的活動就是這樣一個個細節串起來的。
然而就算是再細致的部署也可能存在各種意外事件,所以在活動前,要對于一些常見的、大概率發生的事件有所預判。
试想一下,嘉宾如果你的演讲大咖在论坛已经开始的时,因为种种原因,还没有到位,你要怎么办? 这里就要考察你的现场反应能力:
1、時間預估:將此演講大咖到達現場的時間做最遲的預估,將他放置本環節的最末位登台
2、快速同步:同步給主持人、流程控制台以及下面順次演講嘉賓
3、內容調整:主持人要修改主持詞、控台負責人馬上將此人的演講資料拉成最後一個。
八、會後環節
活動現場的結束並不代表活動營銷的完結。活動後的細節拿捏更見功夫。但很多人往往忽略這個環節的重要性。在論壇結束後,至少要做好這幾件事情:
1、剪輯視頻花絮
拷貝所有影像資料,並剪輯成視頻,這不僅僅可以用于二次傳播,更可以用于下次活動邀約和傳播。
2、複盤和活動報告
1)信息統計(媒體報道、項目結案、效益統計<流量、資金、品牌收益>);
2)嘉賓追蹤(答謝信、客戶用戶滿意度調查、進一步轉化合作/銷售的跟進);
3)事件發酵(活動報道、案例包裝、聯合KOL營銷事件包裝推廣)。
檢驗活動各項KPI和指標是否達到了預期效果,並總結在籌備組織過程中,有哪些優點和不足,讓優秀經驗和問題充分暴露和探討,形成報告作爲管理資産沈澱下來。
事件發酵
是爲了獲取觀衆認同感,以沈澱忠誠度客戶;當然也爲了活動的效果,爲下一次的招商做案例准備;而更爲重要的是,活動後的活動報道,才是活動營銷的最大價值,在全網充分刷存在感。


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